Digitalizacija poslovnih procesov se je v zadnjih letih izkazala kot nuja za uspešno poslovanje. S tehnološkim napredkom in spremenjenimi potrebami trga se podjetja vse bolj soočajo s pritiskom, da preoblikujejo svoje poslovne procese, da bi zagotavljali večjo učinkovitost, produktivnost in konkurenčnost.

Kaj pomenijo pojmi digitalizacija, digitizacija in digitalna transformacija? 

V tem poglavju se bomo osredotočili na pojme digitalizacije, digitizacije in digitalne transformacije. Čeprav so že viči znani, jih veliko število ljudi še vedno znova zamenja ali pa ne vedo točno kaj pomenijo. 

Kaj je digitizacija?

Pojem digitizacija je proces pretvorbe analognih informacij v digitalne oblike. Lahko nanaša na različne vrste informacij, kot so slike, glasba, video, dokumenti, podatki in druge vire informacij. Proces digitizacije omogoča lažjo obdelavo, shranjevanje in distribucijo informacij.

Digitizacija se uporablja na različnih področjih, kot so:

• arhivi, 
• knjižnice, 
• muzeji, 
• zdravstvo, 
• izobraževanje, 
• filmska industrija
• industrija raziskav

Na prime: arhivi in knjižnice lahko digitizirajo svoje knjige in dokumente, da jih lahko dostopajo uporabniki preko spleta, zdravstveni sistemi pa lahko digitizirajo medicinske kartoteke in podatke o pacientih, da jih lahko dostopajo zdravniki in medicinske sestre.

V bistvu je digitalizacija postopek pretvorbe analognih informacij v digitalno obliko.

Kaj je digitalizacija?

Digitalizacija pomeni pretvorbo analognih podatkov v digitalne za vsa sredstva, procese in meritve. Je zelo podoben pojmu digitizacija vendar naslednji korak vključuje aplikacije, ki temeljijo na podatkih, integracijo podatkov, analitiko in metriko z namenom, da bi bili procesi bolj avtomatizirani z uporabo digitalne tehnologije.

Digitalizacija je dejanje povečanja stopnje avtomatizacije procesov z uporabo digitalnih tehnologij.

Kaj je digitalna transformacija?

Digitalna transformacija pa je proces spremembe podjetja, organizacije ali industrije, ki se osredotoča na uporabo digitalnih tehnologij in procesov za doseganje boljših poslovnih rezultatov, izboljšanje komunikacije in večjo stopnjo učinkovitosti. 

Proces digitalne transformacije vključuje 

• analizo podjetja, 
• strategijo 
• implementacijo tehnologij in procesov, ki bodo spremenili način dela in poslovanja podjetja

Vsi trije pojmi se med seboj prepletajo, digitalizacija, in digitizacija sta procesa, ki vodita do digitalne transformacije, ki pa je cilj procesa, kateri vključuje spremembo poslovanja, uporabo digitalnih tehnologij, procesov in vedenja za doseganje boljših poslovnih rezultatov, izboljšanje komunikacije in večjo stopnjo učinkovitosti.

Zakaj je potrebna digitalizacija poslovnih procesov?

Pandemija COVID-19 nam je jasno pokazala, da je digitalizacija poslovnih procesov in zagotavljanje produktivnosti zaposlenih na daljavo ključnega pomena za neprekinjeno poslovanje.

Ne glede na to, ali ima podjetje 50 ali 50.000 zaposlenih, na njegovo poslovanje vpliva (če že ne popolnoma prenovi) tehnologija, ki je zasnovana za pospeševanje, povezovanje, izboljševanje in ohranjanje dela v sodobnem svetu. Digitalna preobrazba za organizacije v podjetjih je nepogrešljiva

Za nekatera podjetja je bilo sprejetje digitalne preobrazbe postopen proces.  Druga so bila digitalna že ves čas ali pa so skočila na glavo in naenkrat izvedla temeljito prenovo poslovnih procesov.   Ne glede na scenarij ni dvoma, zlasti ob vse bolj razširjenem delu na daljavo, da stari poslovni procesi, ki vključujejo dokumente in preglednice, poslane po elektronski pošti (ali celo kartoteke, napolnjene s papirjem), niso prava pot. 

Digitalizacija poslovnih procesov se nanaša na vključevanje digitalnih informacij v avtomatiziran potek dela, ki lahko nadomesti ročne, nepovezane in papirnate procese.  

Pomeni digitalizacijo poslovnih procesov, povečanje produktivnosti zaposlenih in izboljšanje zadovoljstva strank ter njihove izkušnje s podjetjem. Zagotavlja koristi za zaposlene, partnerje, stranke in organizacijo kot celoto. V procesu digitalizacije poslovnih procesov ni le pretvarjanje dokumentov in podatkov v digitalno obliko, temveč tudi delovnih tokov, transakcij, funkcij in procesov je lahko zelo zapleteno. 

Digitalizacija poslovnih procesov: Njene prednosti

Prednosti digitalizacije poslovnih procesov je zelo veliko. Spodaj smo našteli kar nekaj procesov, da vas prepričamo v proces digitalizacije in vam ga predstavimo. 

1. Racionalizacija procesov

Vsako podjetje nenehno išče inovativne metode za izboljšanje učinkovitosti. Če želite postati bolj učinkoviti v poslovanju, se morate podati na pot digitalizacije.

Ko je poslovni proces avtomatiziran, lahko vsakič pričakujete zanesljive rezultate. Avtomatizacija procesov in z njimi povezanih poslovnih pravil bo vaši organizaciji pomagala doseči večjo preglednost in pravičnost.

Učinkovitost je opredeljena kot to, kako dobro so čas, napor in denar uporabljeni za dokončanje naloge ali doseganje cilja. Ena najpomembnejših prednosti digitalizacije je, da zmanjšuje čas, ki je potreben za izvedbo naloge, napor, ki je potreben za njeno izvedbo, in stroške pravilne izvedbe.

1. Večja produktivnost

Ko avtomatizirate ročno ponavljajoče se procese, svoje zaposlene osvobodite monotonih delovnih nalog in jim omogočite, da se osredotočijo na zahtevnejše in inovativnejše pobude, ki bodo pripomogle k učinkovitejšemu delovanju vašega podjetja.

S sistemi za avtomatizacijo poslovnih procesov lahko naloge opravite hitreje in z manj napakami. Nenazadnje pa avtomatizacija procesov zaposlenim omogoča, da bolje izkoristijo svoj čas na delovnem mestu.

1. Zmanjšanje stroškov poslovanja

Cilj vsakega lastnika podjetja je prihraniti čas in, kar je še pomembneje, denar. Ročna opravila in procesi so po naravi stvari počasnejši od avtomatiziranih dejavnosti in procesov, saj se izvajajo po vrsti.

Neučinkoviti procesi organizacije stanejo do 30 % njihovih letnih prihodkov. Kadar se poslovni postopki izvajajo ročno, obstaja veliko večja verjetnost, da bodo viri zapravljeni.

Digitalizacija omogoča najučinkovitejšo in stroškovno najugodnejšo uporabo vaših osnovnih virov.

1. Povečanje preglednosti

Glede na postopek, ki ste se ga odločili avtomatizirati (finančni, obračunavanje, izterjava, prodaja in/ali podpora), je mogoče zbirati kritične metrike in o njih poročati ter tako pridobiti ključne informacije, ki jih želite.

Preglednost poslovnih procesov je ključnega pomena za dolgoročni uspeh. Če so procesi in njihovo stanje digitalno spremljani, bo višje vodstvo bolj zaupalo v to, kako se stvari izvajajo.

Dobro dokumentirani procesi in pregleden potek dela povečujejo prepoznavnost organizacije. Vodjem ni treba skrbeti, da bi zaposleni pozabili, kaj bi morali storiti, saj vsi vedno razumejo, kaj morajo početi. Ko vodje vizualizirajo procese, lahko takoj prepoznajo ozka grla in priložnosti.

1. Kakovost in doslednost

Ena od najpomembnejših prednosti digitalizacije je, da zagotavlja dosledno izvedbo vsake operacije in s tem visoko kakovost in zanesljivost rezultatov.

Če na primer avtomatizirate postopek spremljanja storitev za stranke, bodo vaši potrošniki od vašega podjetja vsakič prejeli enako kakovostno podporo.

Zaradi zagotavljanja kakovosti in doslednosti ter koristi, povezanih s časom in učinkovitostjo, lahko začnete oblikovati izdelke višje kakovosti in z več funkcijami, pri čemer se čas in stroški izdelave povečajo le malo ali pa sploh ne.

1. Manj človeških napak

Pri avtomatiziranem delovanju se bistveno zmanjša verjetnost človeških napak.

Ko gre za opravljanje nalog, so ljudje bolj nagnjeni k napakam kot stroji. Stroji se nikoli ne utrudijo in lahko delujejo neprekinjeno 24 ur na dan. Zato tisto, česar ne želimo opravljati, prepustimo računalnikom in se osredotočimo na zahtevnejše naloge.

1. Upravljanje in zanesljivost

Ker so avtomatizirani procesi dosledni, se lahko zanesete, da bodo

vodenje vašega podjetja

svojim strankam zagotavljate zanesljive postopke, kar vam zagotavlja konkurenčno prednost.

Zanesljivost avtomatizacije delovnih procesov zagotavlja, da so ključni postopki upravljanja podjetja izvedeni 100 odstotkov časa in v skladu z zakonodajo.

1. Večja agilnost

Podjetja morajo danes bolj kot kdaj koli prej ostati v koraku s hitro spreminjajočim se digitalnim okoljem. Sposobna se morajo hitro odzvati na vsak premik na trgu, preobrat ali novo priložnost.

Organizacije morajo biti dovolj agilne, da lahko hitro spremenijo smer, v ta namen pa je treba v vseh oddelkih sprejeti agilne tehnike, in če so poslovni procesi avtomatizirani, omogočajo razmeroma hitro spreminjanje in prilagajanje spremembam.

1. Izboljšana morala zaposlenih

Kadar se morajo zaposleni osredotočiti na ročna ponavljajoča se opravila, to zmanjšuje njihovo zmožnost učenja, razvoja in poklicnega napredovanja. Zaposlenim digitalizacija koristi, saj avtomatizira te ponavljajoče se dejavnosti, kar jim omogoča, da se ukvarjajo s pomembnejšimi pobudami, in tako povečuje njihovo moralo.

1. Boljše sprejemanje odločitev

Digitalizacija in upravljanje informacij delujeta z roko v roki; ko se informacije analizirajo, se spremenijo v znanje, znanje pa vodi do boljših odločitev.

Katere procese vse lahko digitaliziramo? 

V podjetju lahko digitaliziramo čisto vse poslovne procese, ki jih podjetje ima. Digitalizacija poslovnih procesov lahko vključuje naslednje delovne procese:  

• Finančno upravljanje: Procesi, kot so fakturiranje, plačevanje računov, knjigovodstvo in finančni poročanje, se lahko digitalizirajo z uporabo programske opreme za finančno upravljanje in elektronskimi plačilnimi sistemi.

• Upravljanje z nabavo: Procesi, kot so oddaja ponudb, potrjevanje in spremljanje naročil, lahko digitalizirate z uporabo programske opreme za upravljanje nabav.

• Upravljanje projektov: Procesi, kot so planiranje, spremljanje in izvajanje projektov, lahko digitalizirate z uporabo programske opreme za upravljanje projektov.

• Upravljanje z znanjem: Procesi, kot so shranjevanje, iskanje in dostop do znanja, lahko digitalizirate z uporabo sistemov za upravljanje z znanjem.

• Upravljanje z dokumenti: Procesi, kot so shranjevanje, dostop in spremljanje dokumentov, lahko digitalizirate z uporabo sistemov za upravljanje dokumentov.

• Upravljanje z zaposlenimi: Procesi, kot so nabavna dela, upravljanje zaposlenih, zaslužek, izobraževanje in razvoj, lahko digitalizirate z uporabo programske opreme za upravljanje z zaposlenimi.

• Upravljanje z potrošniškim sektorjem: Procesi, kot so trženje, prodaja, podpora strankam in upravljanje s kontaktnimi podatki, lahko digitalizirate z uporabo programske opreme za upravljanje potrošniškega sektorja.

• Upravljanje z logistiko: Procesi kot so skladiščenje, dostava, spremljanje in izmenjava informacij o prevoznih sredstvih lahko digitaliziramo z uporabo programske opreme za upravljanje logistike.

Digitalizacija delovnih procesov je poenostavljena s pravo izbiro sistema za olajšanje digitalizacije. Eden izmed teh informacijskih sistemov ej sistem ODOS, ki omogoča javnim in zasebnim ustanovam temeljitvo, celotivo in dobro digitalizacijo celotnega podjetja in njenih delovnih procesov. 

Sistem ODOS in njegovi moduli

V tem poglavju bomo pogledali kaj je informacijski sistem ODOS in nekaj njegovih modulov.

Kaj je sistem odos?

ODOS informacijski sistem je ena izmed najbolj preverjenih in funkcionalno bogatih poslovnih rešitev v Sloveniji. Je sodobna in varna spletna aplikacija, ki je skladna z zakonom in enostavna za uporabo. ODOS ponuja podjetjem večjo obvladljivost dokumentov in procesov, optimizacijo in nadzor nad poslovanjem. Pomočjo tega sistema imajo uporabniki dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo v enem mestu. Javnim ustanovam ponuja možnost naprednega, preglednega in zakonitega poslovanja v skladu s Zakonom o upravnem postopku, Uredbo o upravnem poslovanju in drugo relevantno zakonodajo ter standardi poslovanja.

Zakaj izbrati sistem odos?

Kar nekaj razlogov obstaja zakaj ibrati sistem ODOS za digitalizacijo poslovnih procesov in podjetja: 

• Sistem je primeren za vsako organizacijo

Modularna zasnova sistema omogoča enostavno in postopno uvedbo digitalizacije v poslovanje organizacije in s tem možnost rasti in nadgradnje digitalnega poslovanja skladno z rastjo potreb organizacije ali podjetja. 

• Poslovanje je skladno z zakonom

Sistem ODOS skrbi za nenehen tehnološki razvoj sistema in stalno skladnost ODOS-a z zakonskimi določili, ki narekujejo delovanje posameznih modulov znotraj informacijskega sistema

• Preverjena rešitev z odlično podporo s strani Pia, d.o.o.

Ekipa Pia, d.o.o., ki je ustanoviteljica sistema ODOS, nudi visoko odzivno in strokovno službo podpore uporabnikom.

• Certifikat

Informacijski sistem ODOS je zakonsko skladen informacijski sistem za postopek upravljanja gradiva v digitalni obliki in v podporo elektronski pošti in elektronskem podpisovanju.

Nekateri moduli znotraj sistema ODOS

Modul VIP

Modul ODOS.VIP je temeljni del sistema ODOS, ki omogoča enostavno obvladovanje vhodne in izhodne pošte ter arhiviranje dokumentov pomembnih za poslovanje podjetja. Modul omogoča vnašanje, klasifikacijo in distribucijo vhodne pošte, pripravo izhodne pošte ter pošiljanje le te s sodobnimi načini in elektronsko podpisovanje izhodnih dokumentov. Prav tako omogoča hiter dostop in iskanje po arhiviranih dokumentih.

Modul Odsotnosti

Modul ODOS.Odsotnosti služi za natančno in pregledno vodenje prisotnosti in različnih vrst odsotnosti zaposlenih, kar olajša planiranje delovnih procesov, optimizacijo razporejanja človeških virov in nadzor nad odsotnostmi zaposlenih. Omogoča celostno in enostavno planiranje, upravljanje, odobravanje, pregled in analizo delovnega časa.

Modul Potni nalogi

Modul Potni nalogi olajša vodenje potnih nalogov, obračun potnih stroškov in upravljanje voznega parka službenih vozil. Omogoča hitro in enostavno elektronsko vodenje potnih nalogov, obračun potnih stroškov tako doma kot v tujini ter pregledno evidenco o zaposlenih na službeni poti. Modul omogoča enostavno izpolnjevanje in potrjevanje obrazcev, hkrati pa zagotavlja natančno evidenco potnih nalogov in povezanih službenih odsotnosti ter stroškov. 

Modul Pogodbe

Modul ODOS.Pogodbe omogoča učinkovito upravljanje in vodenje pogodb, saj vključuje evidenco pogodb v osnovni različici ali v napredni različici tudi elektronsko usklajevanje vsebine pogodbe, potrjevanje ter elektronsko podpisovanje pogodb.

Nosilec pogodbe je stalno obveščen o poteku usklajevanja in potrjevanja pogodbe preko elektronske pošte. 

Modul Naročilnice

Modul ODOS.Naročilnice omogoča hitro in enostavno izdajanje naročilnic, od vnosa podatkov in potrjevanja, do pošiljanja in vodenja evidence naročil. Vnos osnovnih podatkov naročilnice se lahko prilagodi konkretnemu naročniku preko nastavitev, podatki pa se lahko pridobijo iz že obstoječih šifrantov ali vnesejo ročno. Nekateri podatki se lahko pred izpolnijo in ni potrebno jih vnašati vsakič znova.

BONUS

Prav tako so med glavnimi in pomembnimi moduli znotraj sistema ODOS:

• Modul Nabava: Poenostavi celotni nabavni proces znotraj podjetja  

• Modul Izmenjava eRačunov: Omogoča enostavno zajemanje vseh elektronskih računov v knjigo, torej vseh izmenjanih eRačunov znotraj podjetja.

• Modul potrjevanje prejetih računov: Omogoča enostavno potrjevanje prejetih računov, vnos le teh v evidenco in poenostavi njihovo knjiženje. 

Če želite še kaj več izvedeti o digitalizaciji in informacijskih sistemih si preberite naslednje članke: 

• Digitalna transformacija v podjetju [Zakaj je pomembna, njen vpliv in primer pri delovnih nalogah]
• Kakšno vlogo imajo informacijski sistemi v podjetju?
• Kaj so notranja pravila? [zakaj jih potrebujemo in njihov pomen v digitalizaciji podjetja]