Digitalna transformacija v podjetju je vedno bolj pomemben del rasti le tega. Podjetja, ki hitro pričnejo z implementacijo digitalne transformacije vidijo veliko rast svojega podjetja in prehitijo konkurenco na tržišču.

Ker bi se dalo o digitalni transformaciji na dolgo in široko govoriti, se danes osredotočimo na:

• Kaj sploh je digitalna transformacija
• Zakaj je pomembna
• Prikaz primerov digitalne transformacije v podjetju na podlagi delovnih procesov v podjetju

Kaj je digitalna transformacija?

Digitalna transformacija je proces, s katerim podjetja implementirajo različne  tehnologije v svoja podjetja. To počnejo z namenom, da bi spodbudijo temeljne spremembe poslovanja podjetja.

Veliko različnih poti vodi do digitalne transformacije. Tukaj tudi nastopi to, da ima vsako podjetje svojo edinstveno pot do digitalne transformacije.

Primer: Podjetje lahko uvede umetno inteligenco ali računalništvo v oblaku, da izboljša svojo uporabniško izkušnjo. Lahko pa preoblikuje svojo nabavno in dobavno verigo za boljši potek poslovanja.

Z implementacijo digitalne transformacije podjetje sedaj lahko tudi vnaprej napove izdelke, katere bodo kupci želeli čez nekaj mesecev.

Znotraj digitalne transformacije imamo dva pojma, ki sta povezana z njo:

• digitizacija
• digitalizacija

Digitizacija je postopek prevajanja analognih informacij in podatkov v digitalno obliko – na primer skeniranje fotografije ali dokumenta in shranjevanje različnih dokumentov v računalnik.

Digitalizacija je uporaba digitalnih tehnologij za spreminjanje poslovnih procesov in projektov, kot so:

• usposabljanje zaposlenih za uporabo novih programskih platform, ki so zasnovane za hitrejše lansiranje izdelkov
• sprememba delovanja poslovnih procesov,
• proces zajema vseh analognih informacij v digitalne oblike
• itd.

Medtem ko digitalna transformacija lahko vključuje prizadevanja za digitalizacijo, presega raven projekta in vpliva na celotno organizacijo.

Za večino podjetij digitalna transformacija zahteva premik od tradicionalnega razmišljanja k bolj sodelovalnemu, eksperimentalnemu pristopu. Ti novi načini pristopa k delu razkrivajo nove rešitve, ki lahko:

• izboljšajo uporabniško izkušnjo
• spodbujajo inovativnost in iniciativnost zaposlenih
• spodbudijo rast podjetja na temeljni ravni
• podjetju pripomore k temu, da prehiti svojo konkurenco

Zakaj je pomembna digitalna transformacija?

Digitalno transformacijo smo pričeli spoznavati že nekaj časa nazaj, vendar bolj prepoznavna je postala šele med pandemijo COVID-19.

Pred pandemijo je bila digitalna transformacija v veliki meri osredotočena le na uporabniško izkušnjo. Na ostale prednosti se niti pomislilo ni. Takrat se je vse spremenilo in tudi posledično pospešilo. Sedaj je digitalna transformacija osrednji del operativne učinkovitosti in inovacij v celotni organizaciji.

V panogah se spremembe dogajajo v krajših valovih kot kdaj koli prej in izvršni direktorji podjetij čutijo pritisk napredka. Vendar prepoznajo kakšna priložnost je to za celotno organizacijo.

In glede na dokaj veliko opravljenih raziskavo je pospešena digitalna transformacija, vključno z oblakom in podatki, postala tema številka ena, kateri podjetja dajejo prednost.

Digitalna transformacija je pomembna zato, ker tehnologija se vedno razvija, potrebe potrošnikov se povečujejo in posledično z njimi se povečuje povpraševanje po različnih produktih in storitvah na trgu. Z digitalno transformacijo si podjetja zagotovijo prednost pred svojo konkurenco in z njo si lahko svoje že obstoječe stranke obdržijo dlje časa.

Katere prednosti pa vse prinaša digitalna transformacija?

• Izdelki in storitve so na trgu predstavljene hitreje

Produktivnost zaposlenih se poveča

• Poveča se odzivnost na zahteve strank in posledično se izboljša uporabniška izkušnja v celoti
• Večji vpogled v posamezne stranke za boljše predvidevanje in personalizacijo izdelkov in storite
• Lažje poslovanje podjetja
• Hitrejša rast podjetja
• itd.

Digitalna transformacija v podjetju: Prikaz na primeru delovnih nalog

Kakor smo poudarili že v zgornjih poglavjih je digitalna transformacija v podjetju velika prednost pri samem poteku poslovanja podjetja in njenega razvoja.

Digitalna transformacija je že kar temelj vsakega podjetja.

Sedaj v tem poglavju pa si poglejmo kako implementacija digitalne transformacije in digitalizacije vpliva v samem delovnem procesu podjetja.

Pogledali si bomo na primeru dveh delovnih procesov:

• Potni nalogi
• Nabava

Primer: Potni nalogi

Kaj sploh so potni nalogi?

Potni nalogi so listine papirjev, ki vsebuje podatke o:

• zaposlenemu (ime, priimek, oddelek kjer je zaposlen)
• podatki podjetja
• kraj kamor poslovno potuje
• razdaljo do kraja kamor potuje
• vrsto prevoznega sredstva (osebni ali službeni avto, avtobus, ladja, motor, letalo)
• stroški porabljeni med poslovnih potovanjem
• naslov nastanitve, če ostane več kakor en dan
• podpisnika potnega naloga
• razlog za poslovno potovanje

Kar veliko podatkov vsebuje potni nalog, kajne? In točno zaradi vseh teh podatkov lahko hitro pride do zapleta in napak pri zpolnjevanju le tega.

Na pomoč pristopi digitalna transformacija. Kako pa?

Tako, da s pomočjo digitalizacije implementira informacijske tehnologije, ki olajšajo celotni proces izpolnjevanja, izdajanja in potrjevanja potnih nalogov.

Ena izmed teh informacijskih tehnologij je program ODOS, ki znotraj svojega sistema vključuje program/modul ODOS potni nalogi.

Modul ODOS.potninalogi v svojem paketu vključuje (izvzeto iz strani odos.si/potni-nalogi):

• prikaz poti in izračun kilometrine po Google Maps

• izračun predvidenih stroškov poti

• šifrant krajev

• elektronska potrditev in odobritev izplačila

• obračun službene poti – izračun trajanja odsotnosti, dnevnic, kilometrin, upoštevanje izplačanih akontacij, preračun tujih valut, dodajanje drugih stroškov in izračun končnega zneska izplačila

• kreiranje dnevnih in večdnevnih enorelacijskih potnih nalogov za voznika in sopotnike za Slovenijo in tujino

• itd.

Torej modul omogoči enostavnejši pregled nad potnimi nalogi, pregled stroškov poslovnega potovanja in poenostavi celoten proces izpolnjevanja, potrjevanja in izdajanja potnih nalogov, saj jih tako ni več potrebno pisati na roko, ampak je vse shranjeno v računalniku.

Primer: Nabava

V zgornjem poglavju smo si pogledali Potne naloge sedaj pa preidemo na naš drugi poslovni proces: nabava.

Začnimo kaj sploh je nabava?

Nabava je proces nakupovanja produktov za namene poslovanja oziroma za pisarniške namene. V nabavo spadajo naslednji postopki:

• evidentiranje nabavljenega materiala
• analiza ponudb
• pregled potreb po nabavi materiala
• naročanje in dostava materiala
• prevzem nabavljenega materiala in klasifikacija le tega
• kalkulacija stroškov, ki nastane pri nabavi
• itd.

Tako kakor v zgornjem poglavju obstoja program, kateri pripomore k lažjemu, enostavnejšem in učinkovitejšemu procesu nabave in to je ODOS.Nabava.

Modul ODOS.Nabava naročniku oziroma uporabnikov pripomore pri (izvzeto iz strani odos.si/nabava):

• možnost nastavitve predlog, priprava dokumentov ter možnost dodajanja in pošiljanja prilog
• zaključek nabave z naročilnico ali pogodbo

• podpreti je mogoče različne delotoke glede na tip nabave (material, storitve, oprema) ali na vrsto postopka
• možno je vodenje odpiranja ponudb, izdelava zapisnika o odpiranju ponudb ter ocenitev ponudb po nastavljivem delotoku

• obveščanje ključnih uporabnikov o odobreni nabavi, spremljanje realizacije ter obveščanje o zapadlosti nabavnih in pogodbenih rokov
• itd.

Preberite še:

• Kakšno vlogo imajo informacijski sistemi v podjetju?