Notranja pravila je pojem katerega se ne sliši pogosto. Vsaka organizacija brez notranjih pravil ne more poslovati.
Kazalo
Kaj so notranja pravila?
Notranja pravila: pojem, ki nam je po eni strani zelo znan po drugi pa tudi dokaj neznan. Morda ste se že srečali s pojmom, morda ne. Mogoče želite ustvariti svoje podjetje pa vas vse te informacije medejo?
Brez skrbi. Točno zato je pripravljen današnji članek, da vam olajšamo skrbi in pojem notranjih pravil malo bolj predstavimo.
Torej kaj sploh je definicija notranjih pravil?
Notranja pravila so interni pravni akt, ki določajo:
- izvajanje zajema dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki
- dolgoročne hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki
- ponudnika storitev za izvajanje zajema dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki
- ponudnika storitev za dolgoročno hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki
Teoretično notranja pravila predstavljajo podlago za učinkovito in dobro izvajanje eHrambe in predstavljajo nadzor nad njo.
Ločimo tudi po notranjih pravilih in vzorčnih notranjih pravilih.
Kaj pa potem pomeni pojem vzorčna notranja pravila?
So že vnaprej pripravljena notranja pravila, katera so bila pripravljena iz strani drugih istovrstnih oseb za njihovo uporabo ali širšo uporabo.
Kaj morajo notranja pravila in vzorčna notranja pravila vsebovati?
Vzorčna notranja pravila morajo:
- biti sestavljena v takšnem načinu, da jih je mogoče prevzeti v celoti iz strani drugih
- vključevati potrebujejo navodilo za prevzem:
- opis postopka prevzema vzorčnih notranjih pravil
- določitve dovoljenega obsega prilagoditve določb, ki se nanašajo na status, druge notranje lastnosti osebe ali notranjo organizacijo, katera prevzema vzorčna notranja pravila
- opis postopka izvedbe predhodne priprave
Po obveščenem prevzemu vzorčnih notranjih pravil pri Arhivu RS, morajo notranja pravila še vsebovati:
- matično številko
- poštni naslov
- naziv
- sedež oz. naslov
- ime lastnika vzorčnih notranjih pravil
- številko in datum odločbe potrditve vzorčnih notranjih pravil
- elektronski naslov
Zakaj potrebujemo notranja pravila?
Glavni razlog zakaj potrebujemo notranja pravila je:
- Pomembna so iz vidika, da podjetje zagotavlja in ohrani pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov.
Kdo pa določa zakone o notranjih pravilih?
Določa jih Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
ZVDAGA vsebuje člene, ki opredeljujejo sprejem in določanje notranjih pravil, globo v primeru kršenja zakona, poslana notranjih pravil državnemu arhivu za potrditev iz njihove strani, itd.:
- ‘’Javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev morata sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom’’ (18. čl. ZVDAGA)
- ‘’Javnopravna oseba, ki bo zajemala in hranila gradivo v digitalni obliki, razen organov državne uprave, in ponudnik storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter ponudnik spremljevalnih storitev glede zajema ali hrambe gradiva v digitalni obliki, ki izvaja storitve za javnopravne osebe, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu arhivu.’’ (19. čl. ZVDAGA)
Zgoraj smo vam v branje dodali dva izseka členov iz ZVDAGA.
Z upoštevanjem zakonodajne ureditve se izognete oglobitvi podjetja in se tako posledično izognete večji izgubi denarja po nepotrebnem. Ter z upoštevanjem zakonodajne ureditve glede notranjih pravil tudi vaše podjetje lažje in boljše posluje.
Notranja pravila v digitalizaciji podjetja
V zgornjem poglavju smo govorili o pomenu pojmov notranja pravila, vzorčna notranja pravila in zakaj jih sploh potrebujemo. Sedaj pa je napočil čas da se posvetimo notranjim pravilom v digitalizaciji podjetja.
Oziroma predno se lotimo tega, na hitro ponovimo kaj sploh pomeni pojem digitalizacija podjetja.
Digitalizacija podjetja je implementacija oziroma integracija tehnologije, ki spreminja način delovanja podjetij ali organizacij na različnih področjih, storitvah in kanalih. Spreminja tudi komunikacijo s strankami, poslovnimi partnerji in na splošno interno komunikacijo v celotnem podjetju ali organizaciji.
Z digitalizacijo podjetja so prispeli drugi izzivi. Predhodno so se notranja pravila postavljala znotraj podjetja, nato pa so papirje odnesli na pošto in jih pošiljali. Ta proces potrjevanja notranjih pravil je lahko trajal kar nekaj časa.
Vendar sedaj z digitalizacijo podjetij se je sistem pošiljanja notranjih pravil in prav tako tudi vzorčnih notranjih pravil poenostavil. Pošlje se jih preko spletnega portala v samo parih klikih.
ZAKLJUČEK
Digitalizacija podjetja je zelo dobro vplivala na notranja pravila.
Čeprav tudi z njo lahko prihaja do nekaj težav. In točno zaradi tega so v podjetju PIA, informacijski sistemi in storitve, d.o.o; ki se ukvarja z digitalizacijo podjetij in digitalnimi rešitvami, izdelali sistem ODOS, ki vseh organizacijam, podjetjem, občinam, itd; ponuja enostavnejše poslovanje. Znotraj sistema ODOS to pa tudi dodali modul vzorčna notranja pravila z namenom, da vsem uporabnikom sistema ODOS olajšajo postopek priprave notranjih pravil.
Več lahko izveste tu:
